Jos ERP-järjestelmän vaihto on ajankohtainen, kannattaako harkita pilvipalvelua? Tai kannattaako harkita mitään muuta kuin pilvipalvelua? Kaikki suuret globaalit järjestelmätoimittajat tarjoavat jo talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä pilvestä, samoin monet pienemmät ja paikallisemmat. Mutta onko aika jo kypsä, ja ovatko järjestelmät jo kypsiä?
Pilvipalvelun vahvuudet ovat yleisesti tiedossa. Tilatessaan ERP:n palveluna pilvestä yrityksen ei tarvitse murehtia palvelimista, niiden kapasiteetin riittävyydestä ja häiriöttömästä toiminnasta, tai varmuuskopioinnista. Palvelu on helposti skaalautuvaa -ainakin ylöspäin, alaspäin skaalautuvuutta saattavat rajoittaa sopimukselliset seikat. Massiivisia ja kalliita versiovaihtoja ei enää ole, eikä ohjelmisto pääsee niitä vältellessä vanhentumaan, vaan järjestelmät pysyvät jatkuvasti ajan tasalla useita kertoja vuodessa tapahtuvien pienempien päivitysten kautta. Koska palvelu on vakioitu ja käytössä samanlaisena kaikilla asiakkailla, ylenmääräiseen räätälöintiin ei ole samanlaista mahdollisuutta kuin on premise-järjestelmissä, eikä siksi kiusaustakaan. Kaiken tämän pitäisi tarkoittaa myös osaltaan parempaa kustannustehokkuutta.
Toisaalta mikään maailmassa ei ole yksinkertaista, ja jokaisella vahvuudella on myös kääntöpuolensa. Se että toimittaja vastaa koko ketjun toimivuudesta asiakkaan verkkoselaimelle asti tarkoittaa myös riippuvuutta sekä toimittajan kyvykkyydestä että halukkuudesta korjata mahdolliset ongelmat nopeasti. Tässä paras tae on yleensä riittävä määrä muita käyttäjiä, jolloin paine toimittajaa kohtaan ei tule vain yhdeltä tai muutamalta asiakkaalta.
Versiopäivitysten osalta on muistettava että pienikin versiopäivitys on silti versiopäivitys, jonka toimivuus on testattava ennen käyttöönottoa ja joka pahimmillaan voi aiheuttaa ennakoimattomia ongelmia. Ja vaikka yleensä yritykset haluavat mahdollisimman pitkälle käyttää vakioituja toimintoja ja välttää kallista räätälöintiä, se toisaalta tarkoittaa että silloin on tultava toimeen vakiotoiminnallisuudella, joka läheskään aina ei sovi ihan optimaalisesti yrityksen tarpeisiin. Tosin se ettei pilvipalveluita juuri voi räätälöidä ei tarkoita etteikö räätälöintiä edelleen tapahtuisi; tähän aiheeseen palataan erillisessä artikkelissa.
Oma lukunsa ovat implementointiprojektit. Periaatteessa pilvi-ERP:n vakioitu luonne tarkoittaa että myös käyttöönottoprojekti on vakioidumpi ja helpompi toteuttaa. Kuitenkin myös pilvestä tilattu ERP täytyy konfiguroida ja integroida yrityksen muihin järjestelmiin siinä missä perinteinenkin ERP. Tekemisen dynamiikka kuitenkin eroaa merkittävästikin aikaisemmista ratkaisuista, ja asettaa integraattorille aivan uudentyyppisiä haasteita ja osaamisvaatimuksia -niistäkin lisää toisessa artikkelissa. Lisäksi pilvenpäällisten toiminnanohjausjärjestelmien teknologia on vielä melko uutta, mikä tarkoittaa että vakiintuneempienkin toimijoiden ratkaisuissa voi edelleen esiintyä lastentauteja ja lokalisoinnin puutteita.
Mikä sitten on johtopäätös tästä kaikesta – jos nyt on hankkimassa HR- tai talousjärjestelmää, onko pilvipalvelun aika koittanut, vai onko vielä vanhassa vara parempi? Nykyhetkeen keskittymällä vastaus saattaa hyvinkin riippua siitä mitä tekijöitä valinnassa painotetaan. ERP on kuitenkin pitkäaikainen investointi, joten katse kannattaa nostaa nykyhetkestä kohti tulevaisuutta. Toimittajat ovat ratkaisunsa tehneet: lähes kaikkien merkittävimpien toimittajien kehityspanokset suunnataan pilvipalveluihin. Pilvipalveluiden laatu tulee kehitystyön vuoksi jatkossa paranemaan, kun taas on premise -järjestelmät jäänevät pääosin paikoilleen, ja päivitysten ja tuen osalta todennäköisemmin taantuvat. Vaikka vielä ollaan ainakin osittain tilanteessa jossa pilvipalvelun sisältämät lupaukset eivät kaikissa tapauksissa eivätkä kaikilta osin ole täysin muuttuneet todeksi, eikä edelläkävijäriski kadonnut, suunta eteenpäin näyttää kuitenkin paremmalta kuin suunta taaksepäin.
Photo by Rod Warrington
