Missä kaksi tietotyöläistä kohtaa, siellä kohta manataan sähköpostia. Sitä on liikaa, se ei pysy hallinnassa, väärät ihmiset lähettävät väärää sähköpostia ja oikeat viestit eivät tule perille. Mutta miten sähköpostista pääsee eroon? Millä se korvataan? Pitäisikö siitä edes päästä eroon? Näitä kysymyksiä pohdittiin HEKO:n Business Partnersin ja IT-Ekonomien järjestämässä paneelikeskustelussa 15.9. Paneeliin osallistuvat Antti Kirmanen Sulava Oy:stä, Wiltrainin Toni Ahola, Promindan Jussi Markula sekä sosiaalisen median moniottelija Mikael Jungner, puheenjohtajana toimi Martti Kouhi.
Antti totesi alustuksessaan että meidän vapaa-ajallamme käyttämät mediat ja viestinnän välineet ovat muuttuneet viimeisen parinkymmenen vuoden aikana huimasti. Sosiaalinen media ja älypuhelimet ovat tuoneet arkipäiväämme aivan uudenlaisia keskinäisen kanssakäymisen muotoja. Sen sijaan suurimmalla osalla työpaikoista ei samaan aikaan ole tapahtunut viestinnässä yhtään mitään, vaan sähköpostin valtakausi jatkuu. Sähköpostia käytetään työelämässä aivan kaikkeen. Sitä käytetään kahdenkeskiseen keskusteluun ja joukkotiedottamiseen, keskustelufoorumina ja dokumentinhallintavälineenä, muistilappuna ja tehtävälistana. Melkein jokainen on myös lähettänyt sähköpostia itselleen. Työn ulkopuolisessa elämässä käytetään hyvin monipuolisisesti erilaisia medioita ja viestintävälineitä, mutta työelämässä melkein yksinomaan sähköpostia. Tämä ei kuitenkaan ole välttämättä sähköpostin vika. Sähköposti on ihan hyvä väline, mutta me olemme itse pilanneet sen käyttämällä sitä kaikkeen mahdolliseen, ja täyttämällä toistemme postilaatikot niin ääriään myöten ettei metsää näe puilta. Hyvä puoli tietenkin on, ettei niitä puita ole tarvinnut kaataa, kun viestit liikkuvat sähköisesti.
Panelistien mielestä sähköpostia ei tulekaan korvaamaan mikään toinen viestintäväline, vaan välineiden käyttö monipuolistuu. Sähköposti ei katoa, mutta sitä toivottavasti opitaan käyttämään vain niihin tarkoituksiin, joihin se parhaiten soveltuu. Muihin tarkoituksiin tulee muita kanavia, joita todennäköisesti on useita. Todennäköistä on myös että viestintävälineiden elinkaaret tulevat lyhenemään, samoin kuin kuluttajakäytössä: joitain aplikaatioita tai kanavia käytetään muutama vuosi, sitten siirrytään johonkin muuhun.
Mikael nosti esiin sen, että yhä enemmän ihmiset haluavat käyttää omia viestintävälineitään. Älypuhelimista on tullut hyvin henkilökohtaisia, ja työssä halutaan käyttää itse valittua älypuhelinta eikä työnantajan tyhmää kapulaa. Vastaavasti halutaan käyttää myös omia viestintäsovelluksia, oli se sitte WhatsApp, Messenger tai joku muu. Paitsi että BYOD (Bring Your Own Device) on jo arkipäivää erityisesti älypuhelinten osalta, sitä alkaa olla myös BYOS (Bring Your Own Service). Tietohallinnon on valittava roolinsa: kaivautuako poteroon ja yrittää torjua tapahtuvaa muutosta, vai ottaako aktiivinen rooli sen edistämisessä ja ohjaamisessa. Kuten usein ennenkin, nuorisossa on tulevaisuus. Toni kertoi kuinka lapsille on luontevaa pelata yhdessä eri puolilla maailmaa asuvien pelikavereiden kanssa käyttäen samaan aikaan muutamaa eri viestintäkanavaa pelin koordinointiin. Mikael oli yrittänyt selittää 12-vuotiaalle mikä on sähköposti, ja saanut hämmentyneen vastauksen: mitä järkeä on lähettää jollekulle viesti, jos ei tiedä onko hän lukenut sen?
Väistämättä nousi esiin myös tietoturva; eikös se nyt kuitenkin ole riski keskustella luottamuksellisista asioista kaiken maailman härpättimillä? Paneelin mielestä ei ollut, kahdestakin eri näkökulmasta. Toinen on se, että sähköpostia suojattomampaa viestintävälinettä ei juuri ole; siihen nähden muut välineet eivät ole sen turvattomampia. Toinen näkökulma on, että aika harvalla loppujen lopuksi on mitään salattavaa. Nykypäivän maailmassa ideoilla ei ole arvoa; vain niiden toteutuksella on. Tietoa panttaamalla ei menesty, vaan tietoa täytyy jakaa ja työstää yhdessä. Suurempi riski kuin tiedon joutuminen väärin käsiin on sen hautautuminen organisaatioon ja jääminen hyödyntämättä. Jussi kertoi esimerkin yrityksestä, jossa hallituksen kokoukset striimataan suorana työntekijöille. Vaikka tietoturvalla on toki edelleen merkityksensä, avoimemmassa kulttuurissa yhä suurempi osa tiedosta on vapaasti saatavilla. Keskustelu oli vilkasta, ja yleisö osallistui siihen aktiivisesti. Ja keskustelu jatkuu – Twitterissä hashtagillä #afteremail.
Teksti: Martti Kouhi Kuva: Antti Verkasalo Artikkeli julkaistu HEKO-lehdessä 3.12.2014
