Helsingin palkanlaskentajärjestelmän vaihtamisesta aiheutuneet ongelmat ovat saaneet paljon huomiota, ja tilanne onkin painajaismainen sekä palkatta jääneille työntekijöille että ongelmia selvittelevälle organisaatiolle. Tilanteen syitä on puitu laajasti, ja epäilty että hankinta on mennyt pahasti mönkään.
Palkanlaskentaohjelma hankittiin Sarastialta aikataulusyistä ilman kilpailutusta, mitä mm. eräs tunnettu yritysjohtaja arvioi rohkeaksi, ja monet ovatkin pitäneet kilpailutuksen puutetta juurisyynä. Kansanedustajan mielestä Suomessa on kymmeniä toimittajia, jotka olisivat voineet toimittaa paremman järjestelmän.
Jos tuntee palkanlaskentajärjestelmiä ja niiden markkinoita, eivät nämä arviot kuitenkaan täysin vakuuta. Palkanlaskentajärjestelmät ovat yleensä kansallisia, koska työaikalainsäädäntö on kansallista, ja järjestelmän toimittajan täytyy se tuntea. Joissain tapauksissa voidaan kansainvälisiä ratkaisuja käyttää, mutta kunta-alalla sen estää työehtosopimusten monimutkaisuus. Palkanlaskentaohjelman täytyy osata tulkita kaikkia työnantajan käyttämiä TESsejä. Kunnissa niitä on useita, ja ne ovat varsin monimutkaisia, kuten Anniina Kitula ansiokkaassa mielipidekirjoituksessaan todistaa.
Tästä johtuu, että kuntien palkanlaskentaan pystyvien järjestelmien markkinat ovat hyvin suppeat, järjestelmiä on markkinoilla käytännössä kolme. Mikään niistä ei ole tunnettu ketteryydestään, eikä käyttäjiensä erityisesti rakastama. Yhteen niistä pohjautuu Sarastian omalle nimelleen brändäämä järjestelmä. Brändäys onkin onnistunut hyvin, sillä julkisuudessa puhutaan vain Sarastia-järjestelmästä, ei sen pohjana olevasta kaupallisesta tuotteesta. Tosin julkisuus ei varmasti ole toivotun kaltaista.
Järjestelmien toiminnallisuudet ovat melko samankaltaisia, ja olisi vaikea väittää, että Helsingin ongelmat olisi vältetty valitsemalla jokin kahdesta muusta järjestelmästä. Itse asiassa Sarastia on varmasti vaikuttanut kaikkein vähäriskisimmältä valinnalta, koska Espoo oli vähän aiemmin siirtynyt siihen samasta Hijat-järjestelmästä josta Helsinki siirtyi Sarastiaan, ilman nyt nähdyn suuruusluokan ongelmia. Suomen toiseksi suurinta kaupunkia parempaa referenssiä ei Helsingille voisi olla.
Kuntien palkanlaskennan vaikeudesta kertoo, että elinkaarensa loppuun tulleen Hijatin toimittaja yritti uudistaa järjestelmän nykyaikaiseksi, mutta ei siihen kyennyt. Alalle tulon kynnys on siis erittäin korkea, minkä vuoksi markkinatarjonta ei todennäköisesti juuri parane. Työehtosopimukset puolestaan vain monimutkaistuvat, kun uusia detaljeja rakennetaan vanhojen päälle. Kun työehtoneuvotteluissa aamuyöstä ovat kahvi ja kampaviinerit lopussa, ja väsymys ja deadline painavat päälle, ei sopuratkaisua sorvatessa kenenkään mielessä käy ”kuinkahan hemmetissä tämäkin himmeli koodataan palkanlaskentajärjestelmään”.
Tämä on se systeemiongelma, johon otsikossa viitataan. Sopimuksilla ja lainsäädännöllä lisätään yritysten ja myös julkisen sektorin hallinnollista taakkaa ja kustannuksia, uhraamatta ajatustakaan niiden vaikutuksille. Paitsi työehtosopimusten vaikutuksessa palkanlaskentaan, se näkyy monessa muussakin asiassa. Talousjärjestelmien puolella alv-käsittely aiheuttaa usein käyttöönotoissa ongelmia, kuntien omista alv-lajeista ja käänteisestä arvonlisäverosta nyt puhumattakaan. Harmaan talouden torjunta, joka sinänsä on tavoiteltava päämäärä, yleensä toteutetaan lisäämällä yritysten hallinnollista taakkaa ja kustannuksia – ja siten lisäämällä epärehellisesti toimivien kilpailuetua. Tämä tunnetaan nimellä preventioparadoksi.
En väitä, että monimutkaisuus olisi ainoa ongelmien syy, mutta se on yksi syy, ja tärkeä tekijä siinä miksi todellista valinnanvaraa järjestelmissä on kovin vähän. Tietoni Helsingin käyttöönotosta muilta osin perustuvat julkisuudessa kerrottuun, enkä siksi ota kantaa siihen mitä siinä mahdollisesti on tehty oikein tai väärin.
Seuraavat Sarastian palkanlaskennan käyttöönotot ovat jo kulman takana, kun hyvinvointialueet aloittavat. Toivottavasti ne sujuvat paremmin, mutta samoja monimutkaisuuden haasteita niissäkin kohdataan.
